Elektroninis statybos darbų žurnalas Lietuvos rinkoje – ne naujiena, tiekėjų yra, o ESDŽ funkcionalumas iš pirmo žvilgsnio dažnai atrodo panašus.
Skirtumai išryškėja tada, kai žurnalą tenka pildyti kasdien, derinti su keliais rangovais vienu metu arba pateikti inspekcijai per patikrinimą. Žemiau – kriterijai, kuriuos verta pasitikrinti prieš pasirenkant tiekėją.
- Atitikimas STR reikalavimams
Pirmiausia patikrinkite, ar sistema pilnai atitinka galiojančius statybos techninius reglamentus – ne tik bendrą žurnalo formą, bet ir konkrečius laukus, priedus bei aktų formas, kurių reikalauja inspekcija. Reglamentai kinta, todėl svarbu ne tik dabartinis atitikimas, bet ir tai, kaip greitai tiekėjas atnaujina sistemą po pakeitimų. - Funkcionalumo apimtis
Vieni tiekėjai siūlo tik patį žurnalą, kiti – platesnį dokumentacijos rinkinį: deklaracijas, aktus, priežiūros žurnalus po statybos pabaigos. Jei projektas apima kelis etapus arba planuojate dirbti su tuo pačiu objektu ir po statybos, verta iš karto vertinti, ar sistema tai apima, ar teks derinti kelis atskirus įrankius. - Prieinamumas keliems dalyviams vienu metu
Statybos objekte paprastai dirba ne vienas asmuo – rangovas, techninis prižiūrėtojas, statytojas. Patikrinkite, kaip sistema valdo prieigos teises skirtingiems dalyviams, ar galima matyti įrašų istoriją ir kas konkrečiai ką pildė. Tai tampa aktualu, kai kyla ginčų dėl atsakomybės. Nepamirškite ir kalbų versijų, jei jūsų projektas tarptautinis ir žurnalą naudos pvz. anglų kalba. - Duomenų sauga ir serverių vieta
Statybos dokumentacija dažnai yra teisiškai reikšminga – ji gali būti naudojama kaip įrodymas ginčo ar patikrinimo metu. Verta žinoti, kur fiziškai saugomi duomenys, kaip dažnai daromos atsarginės kopijos ir ar tiekėjas gali garantuoti duomenų prieinamumą per visą projekto gyvavimo laiką, o ne tik per aktyvios prenumeratos laikotarpį. - Palaikymas ir pagalba
Kai žurnalą reikia užpildyti prieš pat inspekcijos vizitą, o kažkas neveikia taip, kaip turėtų, klientų aptarnavimo greitis tampa svarbesnis nei bet kuri kita funkcija. Verta pasidomėti, ar pagalba teikiama lietuvių kalba ir/ar kitomis kalbomis, kokiu kanalu ir per kiek laiko realiai reaguojama ir atsakoma. Svarbiu aspektu gali tapti ir tai ar ESDŽ tiekėjas suteikia prieigą prie mokamų ar nemokamų mokymų. - Kainodaros modelis
Kai kurie tiekėjai taiko fiksuotą mokestį už objektą, kiti – prenumeratą, treti – mokestį pagal naudojimosi apimtį. Verta iš anksto įsivertinti, kiek objektų planuojate valdyti per metus ir kuris modelis realiai išeina pigiau, nes žemiausia mėnesio kaina ne visada reiškia žemiausią bendrą kainą per projekto trukmę. - Rinkos patirtis ir vartotojų skaičius
Sistema, kuria naudojasi tūkstančiai vartotojų ir kuri veikia rinkoje jau ne vienerius metus, paprastai turi labiau apgalvotus procesus – tiesiog todėl, kad problemos jau buvo aptiktos ir išspręstos anksčiau. Naujesni tiekėjai gali pasiūlyti patrauklesnę kainą, tačiau verta pasitikrinti, kiek laiko jie jau veikia ir kokia jų klientų bazė.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar galima pereiti nuo vieno ESDŽ tiekėjo prie kito projekto viduryje?
Techniškai įmanoma, šiuo metu dažniausiai tai atliekama rankiniu būdu – reikia atsargiai perkelti jau įrašytus duomenis ir užtikrinti, kad istorija liktų prieinama patikrinimui. Prieš renkantis tiekėją verta paklausti, kaip vyksta duomenų eksportas, jei kada nors reikėtų keisti sistemą.
Kiek laiko trunka pereiti prie elektroninės dokumentacijos sistemos?
Priklauso nuo projekto etapo – jei žurnalas pradedamas nuo objekto pradžios, integracija paprastai užtrunka kelias valandas ar daugiausiai kelias dienas. Pereinant projekto viduryje, papildomo laiko reikia esamų įrašų perkėlimui ir istorijos suderinimui.
Ar galima naudoti kelias skirtingas sistemas skirtingiems objektams?
Techniškai taip, tačiau tai apsunkina bendrą apžvalgą ir palyginimą tarp objektų. Įmonėms, valdančioms kelis projektus, dažniausiai patogiau naudoti vieną sistemą visiems objektams.
Kiek laiko sistema gali saugoti duomenis po statybos pabaigos?
Tai priklauso nuo objekto tipo ir taikomų reglamentų, tačiau daugeliu atvejų dokumentacija turi likti prieinama ilgą laikotarpį po statybos užbaigimo – kai kuriais atvejais iki statinio gyvavimo ciklo pabaigos. Todėl verta pasitikrinti, ar tiekėjo kainodara tai numato, ar duomenų prieiga baigiasi kartu su prenumerata.